Fonctionnement des accès Invités

Depuis quasiment le début d’année 2018, il est possible d’inviter sur vos groupes et canaux de discussion Teams des membres invités (guest access). Cela n’est donc plus limité à un usage interne mais aujourd’hui vous pouvez collaborer avec toute personne ayant une adresse mail.

Cela n’est aujourd’hui pas comparable à la fédération Skype que l’on connaît en tant que tel mais correspond plus en mode projet / collaboration et vous permet d’ouvrir vos groupes Teams à l’externe.

Quelques éléments à prendre en compte :
– Il faut ouvrir – activer le mode invité / guest au niveau du tenant par un admin Office 365 dans les paramètres Teams
– L’utilisateur invité doit avoir une adresse mail fonctionnelle

Côté administrateur :

Il faut autoriser le mode invité / guest via l’interface d’administration du tenant.

Côté utilisateur (Entreprise invitant) :

• Ajouter un utilisateur externe au groupe en cliquant sur celui-ci via la racine du groupe et choisir Ajouter des membres
  Nota : Il faut être propriétaire/admin du groupe pour pouvoir ajouter un membre
• Renseigner l’adresse e-mail de l’utilisateur externe / invité
• Valider

Côté Utilisateur (Invité) :

• l’invité reçoit un email avec les informations et un lien
• Le système demande la création du compte Guest sur le tenant (s’il s’agit du premier accès via cet @mail)
• Suivre la procédure de création du compte. Le système va demander de définir la création du mot de passe et valider l’ensemble avec un code unique.
• Ensuite la personne invitée peut accéder au groupe Teams via l’interface web ou client lourd avec le compte crée précédemment.
  L’utilisateur retrouve alors l’interface Teams traditionnelle avec les différents groupes.

Voici le lien officiel Microsoft avec le détail fonctionnel : https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/guest-experience
Vous y retrouvez un tableau comparatif des fonctionnalités en mode Guest ou Interne mais aussi d’autres éléments associés au fonctionnement de Teams.

Bon déploiement et découverte de Teams !
David

[MAJ] 10/09/18

Depuis quelques temps, il y a un portail d’administration dédié Teams (intégrant aussi Skype). Dans celui-ci on y retrouve donc désormais des options avancées pour la gestion des accès invités.

Il est possible d’y régler de manière globale ce que les invités peuvent faire ou non au sein des équipes (Audio, Messagerie, etc.).