Teams / Skype & Office 365

Partage et Collaboration par David HAEGEL

Teams – Collaborer avec des externes via les accès invités [MAJ]

Fonctionnement des accès Invités

Depuis quasiment le début d’année 2018, il est possible d’inviter sur vos groupes et canaux de discussion Teams des membres invités (guest access). Cela n’est donc plus limité à un usage interne mais aujourd’hui vous pouvez collaborer avec toute personne ayant une adresse mail.

Cela n’est aujourd’hui pas comparable à la fédération Skype que l’on connaît en tant que tel mais correspond plus en mode projet / collaboration et vous permet d’ouvrir vos groupes Teams à l’externe.

Quelques éléments à prendre en compte :
– Il faut ouvrir – activer le mode invité / guest au niveau du tenant par un admin Office 365 dans les paramètres Teams
– L’utilisateur invité doit avoir une adresse mail fonctionnelle

Côté administrateur :

Il faut autoriser le mode invité / guest via l’interface d’administration du tenant.

Teams Guest Access Administration

Côté utilisateur (Entreprise invitant) :
  • Ajouter un utilisateur externe au groupe en cliquant sur celui-ci via la racine du groupe et choisir Ajouter des membres
    Nota : Il faut être propriétaire/admin du groupe pour pouvoir ajouter un membreTeams Guest Access Ajout Membres
  • Renseigner l’adresse e-mail de l’utilisateur externe / invitéTeams Guest Access Ajout Membres
  • ValiderTeams Guest Access Ajout Membres
Côté Utilisateur (Invité) :
  • l’invité reçoit un email avec les informations et un lienTeams Guest Access Invitation
  • Le système demande la création du compte Guest sur le tenant (s’il s’agit du premier accès via cet @mail)Teams Guest Access Invitation
  • Suivre la procédure de création du compte. Le système va demander de définir la création du mot de passe et valider l’ensemble avec un code unique.Teams Guest Access InvitationTeams Guest Access InvitationTeams Guest Access Invitation
  • Ensuite la personne invitée peut accéder au groupe Teams via l’interface web ou client lourd avec le compte crée précédemment.
    L’utilisateur retrouve alors l’interface Teams traditionnelle avec les différents groupes.

Teams Guest Access Invitation

 

Voici le lien officiel Microsoft avec le détail fonctionnel : https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/guest-experience
Vous y retrouvez un tableau comparatif des fonctionnalités en mode Guest ou Interne mais aussi d’autres éléments associés au fonctionnement de Teams.

Bon déploiement et découverte de Teams !
David

[MAJ] 10/09/18

Depuis quelques temps, il y a un portail d’administration dédié Teams (intégrant aussi Skype). Dans celui-ci on y retrouve donc désormais des options avancées pour la gestion des accès invités.

Il est possible d’y régler de manière globale ce que les invités peuvent faire ou non au sein des équipes (Audio, Messagerie, etc.).


Teams Gestion Guets

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  1. JEAY

    Bonjour,

    j’ai ajouté une personne externe à mon équipe. Par contre impossible de l’ajouter dans shift, une solution ?

    • David HAEGEL

      Bonjour,
      Malheureusement cela n’est pas possible à aujourd’hui et seul les membres de l’organisation peuvent être mis dans Shift.

  2. Gwendal Idot

    Bonjour David,
    Je voudrais, comme dans le sujet de cet article, inviter dans un groupe Team un utilisateur externe. Mais je voudrais qu’il ne puisse pas aller sur tous les groupes de Team, mais seulement sur un groupe spécifique. Est-ce que tu as des détails sur la manipulation à faire dans le centre d’administration de Team pour cela ? Merci.

    • David HAEGEL

      Bonjour,
      N’étant pas totalement sûr du terme groupe dans votre commentaire (si égal à un canal ou à une équipe toute entière), je vais tenter une réponse.

      Normalement un invité n’a accès qu’à l’équipe pour laquelle il est invité. Par contre il a en effet accès à tous les canaux à l’intérieur de cette équipe (je pense que c’est ce que vous signifiez par ‘groupe’).

      Il y a une roadmap pour définir des droits plus précis à l’intérieur d’une équipe et donc au niveau de chaque canal.
      Mais pour l’instant, chaque membre d’une équipe a accès à l’ensemble des éléments de celle-ci.

      C’est pour cela qu’à aujourd’hui, il est important de réfléchir aux autorisations en amont de la création de l’équipe et des fois il peut être judicieux d’en faire 2 ou plusieurs pour dissocier les droits et accès (mais cela complexifie aussi un peu l’ensemble).
      Si cela ne concerne que les autorisations d’accès aux fichiers, vous pouez jouer directement sur les autorisations Sharepoint des canaux si besoin.

      Espérant avoir répondu

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